Quejas y sugerencias sin ruido: el buzón del club y cómo contestarlas
Equipo de VestuarIO · · 8 min de lectura
Para recibir quejas y sugerencias de las familias con VestuarIO, cada familia o jugador abre Buzón en el menú Comunicación, pulsa «Nueva», elige «Queja» o «Sugerencia», escribe el asunto y el mensaje y pulsa «Enviar». Solo lo lee la dirección del club, que lo abre desde la lista del Buzón, escribe su respuesta y pulsa «Guardar respuesta»; la familia la ve debajo de su mensaje. Aquí tienes cada paso con la pantalla real y lo que conviene saber antes de pulsar.
Antes de empezar
- Buzón está en el menú del panel, dentro de Comunicación («Quejas y sugerencias de las familias a la dirección»). Lo ven la dirección, la dirección deportiva, las familias y los jugadores. Los entrenadores y los preparadores no tienen esta pantalla. Si a alguien que debería verla no le sale en el menú, la dirección la tiene oculta para su rol en Configuración → Permisos; cómo se decide eso lo cuenta el tutorial para invitar usuarios y dar permisos.
- El Buzón es un canal privado de una persona hacia la dirección, no una conversación: la familia escribe un mensaje y la dirección le deja una respuesta. No tiene hilo, ni mensajes sueltos de ida y vuelta, ni adjuntos. Para hablar de tú a tú, usa los mensajes directos y de grupo.
- No es anónimo. El propio formulario lo dice: «Solo la dirección recibirá tu mensaje. Tu identidad es conocida por ellos pero nadie más lo verá». La dirección ve quién escribe; ni el entrenador ni el resto de familias ven nada.
1. La familia abre el Buzón y pulsa «Nueva»
La pantalla se llama Buzón y lleva debajo «Quejas y sugerencias para la dirección del club». Una familia o un jugador ve aquí solo lo que él mismo ha enviado, lo más reciente arriba. Arriba a la derecha está el botón «Nueva». Si aún no ha escrito nada, la pantalla dice «Aún no has enviado nada», con la frase «Cuéntale a la dirección lo que mejorarías o lo que no ha ido bien» y un botón «Enviar ahora». La pantalla de abajo es lo que ve la dirección al contestar una queja; el recorrido pasa también por el formulario de una familia.
Tablón
Lo que el club publica; cada uno ve solo lo que va para él
Fiesta de inicio de temporada
El sábado 25, a las 12:00 en el pabellón: presentación de todos los equipos y foto oficial. ¡Os esperamos con las familias!
Os dejo la autorización para el torneo de Valladolid. Rellenadla en Formularios antes del jueves.
2. Escribe la queja o la sugerencia
«Nueva» abre la pantalla «Nueva comunicación», con una flecha «Buzón» arriba para volver sin enviar. Tiene tres campos:
| Campo | Qué hace |
|---|---|
| Tipo | Dos botones: «Sugerencia» (viene marcada) y «Queja». Solo cambia la etiqueta que acompaña al mensaje: azul para una sugerencia, roja para una queja. No cambia quién lo lee ni cómo se contesta. |
| Asunto | Una línea, con la ayuda «Resumen breve del motivo». Es lo que la dirección lee primero en la lista, y lo que la familia ve en la suya: que se entienda sin abrir nada, como «Cambio de pista de los martes». |
| Mensaje | El texto, con la ayuda «Explica con detalle tu queja o sugerencia…». Admite varias líneas, sin formato. Pon lo que pasó, cuándo y qué te gustaría que cambiase. |
El botón «Enviar» está apagado mientras falte el asunto o el mensaje (contar solo espacios no vale). Al pulsarlo pone «Enviando…», y cuando termina, vuelve a la lista con el mensaje arriba, con un reloj ámbar: está pendiente. Si falla, aparece «Error al enviar. Inténtalo de nuevo.» y lo escrito sigue ahí. «Cancelar» vuelve a la lista sin guardar nada.
Ojo: una vez enviado, el mensaje no se puede editar ni borrar desde la app. Léelo antes de pulsar «Enviar». Y no esperes a que lo abra la pantalla: la fila de la familia no se abre, solo enseña el tipo, la fecha, el asunto y, cuando llegue, la respuesta. El texto completo lo lee solo la dirección.
3. La dirección ve la lista de pendientes
La dirección y la dirección deportiva ven en Buzón todos los mensajes del club, el más reciente primero, y no tienen botón «Nueva»: el Buzón es para recibir. Junto a «Buzón», en el menú, un número naranja cuenta los mensajes pendientes de respuesta, y bajo el título de la pantalla se lee «1 pendiente» o «2 pendientes» en ámbar. Es la forma de saber que hay algo, así que merece un vistazo a diario.
Cada mensaje es una fila con un círculo (reloj ámbar si está pendiente, check verde si ya tiene respuesta), la etiqueta «Queja» o «Sugerencia», la fecha, el asunto y quién lo escribe: su nombre y, en naranja, una línea que dice de quién es familia y en qué equipo juega. Esa línea sirve para saber de qué jugador se habla sin tener que preguntar. No hay buscador ni filtros: están todos en una lista, y las respuestas ya dadas no se esconden, se quedan con el check verde.
4. Abre el mensaje y escribe la respuesta
Pulsa una fila y se abre el detalle: la etiqueta de tipo, la fecha, «Pendiente» o «Respondido», el asunto, «De:» con el nombre y el rol de quien escribe, y su mensaje entero en una tarjeta. Debajo, la caja «Respuesta de la dirección», con la ayuda «Escribe tu respuesta al familiar…», y el botón «Guardar respuesta», que está apagado mientras la caja esté vacía.
Al guardar, el mensaje pasa a «Respondido», la app vuelve a la lista y el contador baja. La respuesta es lo que lee la familia: aparece debajo de su mensaje, en una caja verde con el título «Respuesta de la dirección», la próxima vez que abra el Buzón. Escribe como si le hablases a la persona: breve, sin jerga y con lo que va a pasar y cuándo. Un «lo estamos mirando» es mejor que el silencio, pero acaba con una respuesta de verdad.
Una respuesta se puede corregir: abre otra vez el mensaje, cambia el texto y pulsa «Guardar respuesta». La familia verá la nueva. Lo que no existe es un estado intermedio como «en curso» o «cerrado sin respuesta»: un mensaje está pendiente hasta que lo contestas. Si no vas a hacer nada con una queja, contéstalo igualmente; es lo que quita la sensación de que nadie la ha leído.
5. Qué ve cada uno
| Quién | Qué ve en Buzón | Qué puede hacer |
|---|---|---|
| Dirección y dirección deportiva | Todos los mensajes del club, con quién los escribe, y el contador de pendientes en el menú. | Leer, escribir y corregir la respuesta. No escribe mensajes nuevos al Buzón. |
| Familia y jugador | Solo sus propios mensajes: tipo, fecha, asunto y la respuesta cuando la hay. | Enviar mensajes nuevos con «Nueva». No puede editarlos ni borrarlos, ni seguir una conversación sobre el mismo. |
| Entrenador y preparador | Nada: no tienen la pantalla. | Nada: lo que una familia quiera tratar con el entrenador no pasa por el Buzón, que es solo para la dirección. |
Cuándo Buzón y cuándo otra pantalla
El Buzón es para lo que una familia quiere decir a la dirección con cierta distancia: una queja por un cambio de pista, una idea para el torneo de Navidad, algo que no quiere tratar con el entrenador. Para un recado rápido a una persona, usa los mensajes directos. Para contar algo a todo el club o a un equipo, publica en el tablón del club. Y para pedir una reunión con la dirección hay una pantalla propia, Reuniones, en el mismo menú de Comunicación.
Y después, ¿qué?
Contestar a tiempo vale más que tener muchos canales. Si quieres decidir qué se dice por cada canal del club y por cuál no, la guía de comunicación con las familias sin depender de WhatsApp propone un reparto, y la ficha de comunicación del club con las familias resume el conjunto: tablón, mensajes, buzón, reuniones y formularios.
Preguntas frecuentes
¿Quién lee lo que escribo en el Buzón?
Solo la dirección y la dirección deportiva del club. Los entrenadores, los preparadores y las demás familias no ven el Buzón ni lo que otros han enviado.
¿Es anónimo el Buzón de VestuarIO?
No. La dirección ve el nombre de quien escribe y, si es una familia, de qué jugador y de qué equipo. El formulario lo avisa: tu identidad la conoce la dirección, pero nadie más.
¿Puedo editar o borrar un mensaje que ya he enviado?
No. Una vez enviado, ni la familia ni la dirección pueden cambiarlo ni borrarlo desde la app. Por eso conviene releerlo antes de pulsar «Enviar».
¿Se puede seguir hablando sobre un mensaje después de la respuesta?
No dentro del mismo mensaje: el Buzón guarda un mensaje y una respuesta. Si la familia quiere añadir algo, envía otra comunicación nueva; para una conversación de ida y vuelta, los mensajes directos son el sitio.
¿Puedo adjuntar una foto o un documento?
No. El Buzón solo lleva texto: tipo, asunto y mensaje.
¿Se puede cambiar una respuesta ya guardada?
Sí. La dirección abre otra vez el mensaje, cambia el texto de «Respuesta de la dirección» y pulsa «Guardar respuesta». La familia ve la versión nueva al abrir el Buzón.
¿Qué diferencia hay entre el Buzón y los Mensajes?
Los Mensajes son conversaciones con una persona o con el grupo de un equipo, con ida y vuelta. El Buzón es un mensaje de una familia o un jugador a la dirección, con una respuesta, y sin que lo vea nadie más.
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