Fotos, vídeos y datos de jugadores menores: lo que tu club tiene que pedir (con plantilla)
Equipo de VestuarIO · · 5 min de lectura
Para publicar fotos o vídeos de jugadores menores, un club de baloncesto necesita la autorización por escrito de su familia, uso por uso, y tiene que tratar sus datos, sobre todo los de salud, con el mismo cuidado. Aquí tienes qué pedir, cuándo, cómo guardarlo y qué hacer cuando una familia dice que no, con una plantilla de autorización en Word lista para adaptar.
Lo que dice la ley, en corto
- La imagen de un jugador es un dato personal, protegido por el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y la Ley Orgánica 3/2018 de Protección de Datos, y además por la Ley Orgánica 1/1982 sobre el derecho a la propia imagen.
- Por debajo de 14 años, consienten sus padres o tutores. A partir de esa edad, el propio jugador puede consentir el tratamiento de sus datos (artículo 7 de la Ley Orgánica 3/2018); lo prudente en un club es que firmen él y su familia.
- El consentimiento tiene que ser libre, específico e informado: uno para cada uso (web, redes, cartelería…), nunca un «sí a todo» escondido en la hoja de inscripción, y la familia puede retirarlo cuando quiera.
- Los datos de salud (alergias, lesiones, medicación) son una categoría especial: se piden solo si hacen falta, con consentimiento expreso, y los ve solo quien los necesita.
Esto es un resumen para orientarse, no asesoramiento legal. Antes de usar la plantilla, revisadla con vuestro asesor y preguntad a vuestra federación si tiene su propio modelo para la licencia.
Qué autorizaciones pedir
| Uso | Qué cubre | Consejo |
|---|---|---|
| Web del club | Noticias, plantillas de los equipos y galerías. | Es lo más habitual. Mejor fotos de grupo que primeros planos. |
| Redes sociales | Publicaciones en las cuentas oficiales del club. | Lo que se publica en redes se puede copiar y compartir: pídelo aparte de la web. |
| App o canal interno | Fotos y vídeos solo para el equipo y sus familias. | Muchas familias que dicen no a las redes dicen sí a esto. |
| Vídeo para análisis | Grabaciones de partidos y entrenamientos para el cuerpo técnico, el jugador y su familia. | Aunque no se publique, conviene dejarlo claro. |
| Material impreso y prensa | Carteles, revista del club y noticias en medios locales. | Pídelo solo si lo vais a usar. |
| Datos de salud | Alergias, enfermedades o medicación a tener en cuenta. | Solo lo necesario, y solo para el cuerpo técnico del equipo. |
Cuándo y cómo recogerlas
- Al inscribirse, junto con el resto de documentos de la temporada, pero en un documento aparte: la autorización de imagen no puede ser condición para jugar.
- Una vez por temporada. Cambian los equipos, los usos y a veces la situación de la familia: renovarla cada septiembre evita trabajar con permisos de hace cinco años.
- Archivada y fácil de encontrar: si una familia pregunta qué firmó, tienes que poder enseñárselo en el momento.
- Cada entrenador tiene que saber qué jugadores de su equipo no tienen autorización antes del primer partido, no después de publicar la foto.
Cuando una familia dice que no
Es su derecho y no cambia nada en la pista: el jugador entrena y juega igual. Lo que cambia es cómo trabaja el club con las fotos:
- Antes de publicar, mira quién sale. En las fotos de grupo, encuadra de otra forma o elige otra foto; difuminar caras es el último recurso.
- Si alguien retira la autorización a mitad de temporada, deja de usar su imagen desde ese día y quítala de los canales del club.
- Nunca expliques en público por qué un jugador no sale en la foto del equipo.
Hola, familias. Con la inscripción os hemos enviado la autorización de imagen y datos de esta temporada. Podéis marcar uso por uso lo que nos permitís: la web del club, las redes sociales, la app del equipo o los vídeos para el análisis de los entrenadores. Decir que no a alguno no afecta en nada a la participación de vuestro hijo o hija, y podéis cambiar de opinión cuando queráis escribiendo a secretaria@vuestroclub.es. ¡Gracias!
Los datos, solo para quien los necesita
La autorización es la mitad del trabajo; la otra mitad es dónde acaban los datos. Una hoja de cálculo con los teléfonos, las alergias y los DNI de toda la cantera compartida en un grupo, o una carpeta de fotos abierta a cualquiera con el enlace, es justo lo que no debería existir. Tres reglas bastan: cada entrenador ve solo a sus jugadores, los datos de salud no salen del cuerpo técnico, y quien deja el club deja de tener acceso.
Si el club guarda los datos en una aplicación o en un servicio externo, ese proveedor los trata por encargo del club, y el RGPD exige que lo hagan con un contrato de encargo del tratamiento (artículo 28).
Cómo lo hacemos en VestuarIO
En VestuarIO, las autorizaciones se recogen con los formularios digitales del club, que traen de partida una plantilla de permiso de imagen: las familias la rellenan desde el móvil y el club ve quién ha respondido y a quién le falta.
La ficha de cada jugador guarda sus datos de salud y sus documentos, y los roles y permisos hacen que cada entrenador vea solo a los jugadores de sus equipos. Al dar de alta el club, se aceptan las condiciones de encargo del tratamiento con VestuarIO. Y si estás preparando el arranque de la temporada, te puede servir cómo comunicarse con las familias del club sin depender de WhatsApp.
Preguntas frecuentes
¿Hace falta autorización para la foto de grupo del equipo?
Si se reconoce a los jugadores y se va a publicar, sí. Lo práctico es pedir la autorización a todas las familias al inscribirse; si alguna dice que no, se encuadra la foto para que ese jugador no salga o se usa otra.
¿A partir de qué edad puede firmar el propio jugador?
Para el tratamiento de sus datos personales, a partir de los 14 años puede consentir por sí mismo, según la Ley Orgánica 3/2018. Aun así, en un club lo recomendable es que firmen el jugador y su familia.
¿Cuánto tiempo vale la autorización?
Lo que diga el documento. Lo más práctico es pedirla para cada temporada, junto con la inscripción, y recordar que la familia puede retirarla en cualquier momento.
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